Zagrożenie epidemiczne wywróciło do góry nogami organizację pracy prawie wszystkich branż. Część z nich musiała zamknąć swoje miejsca pracy i przejść w tryb “stand by” w którym przeczekają trudny okres. Inne szukają możliwości przeniesienia biznesu do sieci. Obecnie powstaje wiele platform, sklepów i stron internetowych, gdzie można nabyć usługi dostępne do tej pory w tradycyjnym kanale. Jednak część firm zdecydowała się zaimplementować system pracy zdalnej, tak zwany Home Office. Poniżej przedstawię Wam czym jest taka forma pracy, jakie niesie korzyści oraz jakie stawia wyzwania przez pracownikiem pracującym z domu. Sam przekonałem się, jak łatwo wpaść w pułapkę.

Home Office – definicja

Home office to system pracy w domu. Jest również nazywany pracą zdalną lub mobilnym stylem pracy. Polega na wykonywaniu swoich obowiązków zawodowych z miejsca zamieszkania. Jest to coraz bardziej popularne zjawisko, a pracownicy często cenią sobie możliwość częściowej pracy z domu. Obecnie stało się bardzo często wykorzystywaną formą pracy.

Przygotuj przestrzeń do pracy

Praca zdalna daje przywilej pracy w domowym zaciszu. Możesz wziąć laptopa, telefon, kubek z kawą i zasiąść wygodnie przy biurku… No właśnie… biurko, fotel – rozejrzyj się wokół siebie i zobacz, czy jesteś przygotowany do pracy z domu.

Przygotowanie odpowiedniego środowiska to pierwszy i najważniejszy krok. Przygotuj przestrzeń tak, abyś bez problemu mógł się skupić oraz wykonywać niezbędne zadania. Zadbaj o to, aby miejsce pracy było wydzieloną przestrzenią i nie zlewało się z miejscem do wypoczynku. Chodzi tu głównie o to, aby nie kojarzyć miejsca pracy z relaksem, a relaksu z pracą – wtedy pracujemy nieefektywnie, lub stajemy się pracoholikami.

Tak jak w biurze, tak i w domu musisz zadbać o ergonomię pracy – przecież spędzasz w niej kilka godzin dziennie. Dlatego nie oszczędzaj na krześle ani na oświetleniu. Zadbaj także o to, aby wszystkie przedmioty potrzebne do pracy mieć pod ręką.

Zaplanuj swój dzień i rób regularne przerwy

Pierwszym zadaniem każdego dnia powinno być przygotowanie planu – jakie masz zadania, obowiązki, spotkania (w obecnym czasie wirtualne). Oszacuj też, ile każde z nich zajmie Tobie czasu, a także spróbuj zastanowić się, co będziesz robić, jeśli zostanie Tobie dodatkowy czas po wykonaniu wszystkich zadań.

Plan dnia (w formie listy zadań, harmonogramu, tablicy kanbanowej lub innej wybranej metody) będzie pomagał w zarządzaniu własnym czasem i utrzymaniem samodyscypliny. Nie zapomnij zaplanować sobie przerw – na krótki spacer, power-nap, przygotowanie sobie posiłku lub ulubionego napoju czy rozmowę z bliskimi. Dzięki temu zoptymalizujesz swój czas pracy a dodatkowo zadbasz o regularny poziom skupienia i koncentracji.

Nie przestawaj dbać o kulturę organizacyjną

Praca w modelu home office nie oznacza przerwy w pracy nad kulturą organizacyjną oraz kontaktu ze współpracownikami. Niestety, często zdarza się iż zapominamy jak ważny jest kontakt ze współpracownikiem, rytuały i doświadczenia, które towarzyszą podczas pracy w fizycznej przestrzeni biurowej.

Na tego rodzaju aktywności warto zaplanować dodatkowy czas – poza regularnymi telekonferencjami i spotkania zdalnymi. Izolacja i praca w pojedynkę może być źródłem mniejszej motywacji, a tym samym niższej efektywności pracy.

Praca zdalna zmusza nas do zdobywania nowych kompetencji i testowania nowych form współpracy. Zachęcam, aby wykorzystać ten czas na wypracowanie metod i przyzwyczajeń, które w długiej perspektywie zwiększą naszą efektywność, ale też wpłyną na rozwój naszej firmy.

A jeżeli zarządzasz zespołem…

… to może nadszedł czas, w którym warto stworzyć i przetestować nowe formy angażowania, wymiany informacji i komunikacji ze sobą.

Warto przetestować formę regularnych (nawet codziennych), krótkich spotkań typu “daily”. Celem takich spotkań jest synchronizacja pracy, wymiana wiedzy i informacji, a także potencjalnych problemów w realizacji celów. Dodatkowo w przypadku wielu pracowników zdalnych (a w takiej rzeczywistości teraz pracujemy) są też okazją do wzajemnej motywacji i regularnego kontaktu z zespołem. Praca zdalna sprzyja również organizowaniu krótkich webinarów, na których pracownicy dzielą się wzajemnie wiedzą czy feedbackiem. Do tego też są niezbędne odpowiednie narzędzia typu digital – nie tylko komunikatory, ale i narzędzia które wspierają pracę warsztatową i wymianę doświadczeń.

O tym napiszę w kolejnym materiale.

Zapraszam i pozdrawiam w tym trudnym czasie,

Rafał Dworczak